Software voor het cliëntendossier kiezen

Declareren via VECOZO en controle op verzekeringsrecht

In de eerste lijn declareer je elektronisch bij zorgverzekeraars via VECOZO. Je ECD moet declaraties kunnen aanmaken volgens de actuele externe integratiestandaard (de Vektis-standaard voor jouw zorgsoort) en de prestatiecodes en tarieven van de verschillende verzekeraars verwerken.

• Controleer of de controle op verzekeringsrecht (COV) via VECOZO vanuit het dossier werkt, zodat je vóór de behandeling ziet waar iemand verzekerd is.
• Vraag hoe retourinformatie (afwijzingen) wordt teruggekoppeld en hoe je een declaratie corrigeert of crediteert.
• Factureer je ook aan cliënten zelf, gemeenten of werkgevers? Kijk dan of het pakket naast VECOZO ook die stromen ondersteunt, eventueel via een factoringpartij.

AGB-code en praktijkgegevens

Iedere zorgverlener en iedere praktijk heeft een AGB-code uit het AGB-register van Vektis. Die codes staan in elke declaratie. Een goed ECD legt AGB-codes vast per behandelaar én per praktijk(locatie), zodat de juiste combinatie in de declaratie komt. Dat is vooral van belang als je met meerdere behandelaars, locaties of disciplines werkt.

Verslaglegging volgens je beroepsrichtlijn

Elke beroepsvereniging heeft een richtlijn voor dossiervoering of verslaglegging, bijvoorbeeld de KNGF-richtlijn Fysiotherapeutische dossiervoering 2019, de Richtlijn Verslaglegging Ergotherapie, de NVLF-richtlijn Logopedische dossiervorming, de NVD-richtlijn Diëtistische dossiervoering 2023, de VvOCM Richtlijn Verslaglegging en de NVvP-praktijkrichtlijn voor podotherapeutische dossiervorming.

Vraag de leverancier hoe het dossier de stappen van het methodisch handelen volgt (aanmelding, screening, onderzoek, behandelplan, evaluatie, afsluiting) en of de verplichte velden uit jouw richtlijn erin zitten. Laat je in een demo een volledig dossier van jouw beroepsgroep zien, niet alleen dat van een andere discipline.

Dossierplicht en bewaartermijn (WGBO)

De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO, boek 7 BW) verplicht je een dossier bij te houden. Sinds 1 januari 2020 geldt een bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier (artikel 7:454 lid 3 BW). Langer bewaren mag als dat redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener.

Let erop dat het ECD dossiers niet automatisch te vroeg verwijdert, dat de cliënt inzage en een afschrift kan krijgen, en dat je verzoeken om vernietiging kunt vastleggen en uitvoeren. Vraag ook wat er met je archief gebeurt als je het contract beëindigt: twintig jaar is langer dan de meeste softwarecontracten.

Privacy en de AVG

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De leverancier van een online ECD verwerkt die gegevens in jouw opdracht, dus je sluit een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Daarin staat onder meer waar de gegevens worden opgeslagen, welke subverwerkers betrokken zijn, hoe datalekken worden gemeld en wat er met de gegevens gebeurt na afloop.

• Vraag in welk land de servers staan (binnen de EU of daarbuiten).
• Controleer of het ECD vastlegt wie welk dossier heeft ingezien of gewijzigd (logging) en of je die logging kunt opvragen.
• Kijk of je per medewerker rechten kunt instellen en of inloggen met twee factoren mogelijk is.
• Ga na hoe toestemming van de cliënt wordt vastgelegd, bijvoorbeeld voor het delen van gegevens met de huisarts of voor aanlevering aan een landelijke database.

NEN 7510 en ISO 27001: wat is verplicht en wat is wenselijk

Via de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz) en het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders moet je als zorgaanbieder aantoonbaar werken volgens NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg), met NEN 7512 en NEN 7513 als aanvullende normen voor gegevensuitwisseling en logging. Die plicht ligt bij jou als zorgaanbieder.

Certificering is niet wettelijk verplicht, niet voor jou en niet voor je leverancier. Een NEN 7510- of ISO 27001-certificaat van de leverancier is wel een onafhankelijke bevestiging dat zij hun deel van de beveiliging op orde hebben, en maakt het voor jou makkelijker om aan te tonen dat je verantwoord werkt. Vraag naar de geldigheid, de reikwijdte (geldt het voor de hele dienst of één onderdeel?) en de certificerende instelling. De norm is in december 2024 vernieuwd (NEN 7510:2024).

Directe toegankelijkheid en verwijzingen

Alle zes beroepen in deze gids zijn direct toegankelijk. Het ECD moet de screening bij directe toegang kunnen vastleggen, maar ook een verwijzing van huisarts of medisch specialist (met verwijsgegevens die verzekeraars soms vragen). Controleer of beide routes goed in het dossier en in de declaratie terechtkomen.

Berichtenverkeer met huisarts en ketenpartners

Voor het uitwisselen van verwijzingen en verslagen met huisartsen en andere zorgverleners werken praktijken met beveiligde berichtendiensten zoals ZorgMail (onder meer Edifact-berichten) en verwijsplatforms zoals ZorgDomein. Vraag welke koppelingen het ECD ondersteunt en of berichten direct in het dossier landen of eerst handmatig moeten worden overgezet.

• De NHG-richtlijn HASP-paramedicus beschrijft welke informatie huisarts en paramedicus bij verwijzing en terugrapportage uitwisselen. Nictiz werkt aan de informatiestandaard Paramedische zorg, met onder meer een digitaal verwijsbericht.
• In het programma Gegevensuitwisseling Paramedische Zorg (GUPZ, 2024 tot en met 2028) werken zeven paramedische beroepsverenigingen met softwareleveranciers aan gestandaardiseerde uitwisseling, ook met persoonlijke gezondheidsomgevingen (PGO). Vraag je leverancier hoe zij daarin staan.
• Het Landelijk Schakelpunt (LSP) is in de praktijk bedoeld voor onder meer huisartsen, apotheken en ziekenhuizen. Paramedische praktijken kunnen er niet op aansluiten, dus een LSP-koppeling is voor jou geen keuzecriterium.
• De Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) is een kaderwet. De gegevensuitwisselingen die tot nu toe zijn aangewezen gaan niet specifiek over paramedische zorg, maar zorgverzekeraars vragen wel inzet op landelijke standaarden. Een leverancier die meegaat in die standaarden voorkomt dat je later moet overstappen.

Meetinstrumenten en PROMs

Kijk of de meetinstrumenten die in jouw richtlijnen en in contracten met verzekeraars worden genoemd in het ECD zitten, of je ze zelf kunt toevoegen, en of de cliënt vragenlijsten thuis kan invullen (bijvoorbeeld via een portaal) met de score direct in het dossier. Vraag ook of uitkomsten op praktijkniveau te analyseren zijn, bijvoorbeeld voor je kwaliteitsbeleid of voor aanlevering aan een landelijke database.

Agenda en online afspraken plannen

Bijna elk pakket heeft een agenda, maar de verschillen zitten in de details: meerdere behandelaars en locaties, wachtlijstbeheer, huisbezoeken met reistijd, groepsbehandelingen, herinneringen per sms of e-mail en online afspraken laten maken door cliënten. Controleer of een afspraak direct gekoppeld is aan het dossier en de declaratie, zodat je niets dubbel invoert.

Cliëntportaal en communicatie

Een cliëntportaal kan gebruikt worden voor intakevragenlijsten, huiswerk of oefeningen, beveiligd berichtenverkeer en inzage in het dossier. Ga na hoe cliënten inloggen (bijvoorbeeld met DigiD of een andere veilige methode), of het portaal geschikt is voor mensen met weinig digitale vaardigheden, en of je het portaal per cliënt aan of uit kunt zetten.

Werken op tablet of telefoon bij huisbezoek

Werk je veel op locatie, zoals ergotherapeuten en logopedisten bij huisbezoek of op school, dan wil je verslagen direct kunnen vastleggen. Vraag of het ECD in een browser op een tablet goed werkt of een eigen app heeft, of je foto's of documenten veilig kunt toevoegen, en wat er gebeurt als er onderweg geen internet is. Let er bij een gedeelde tablet op dat sessies automatisch worden afgesloten.

Exporteren en overstappen

De gegevens in je ECD zijn van jouw praktijk en je cliënten, niet van de leverancier. Leg vóór de start vast hoe je bij beëindiging alle gegevens terugkrijgt: in welk formaat (bijvoorbeeld een gestructureerd bestand plus pdf's per dossier), binnen welke termijn en tegen welke voorwaarden. Vraag bij een overstap ook of de nieuwe leverancier een conversie uit jouw huidige pakket kan uitvoeren en welke gegevens daarbij wel en niet meekomen (dossiers, agenda-historie, declaratiehistorie, documenten).

Ondersteuning, implementatie en scholing

Vraag hoe de helpdesk bereikbaar is (telefoon, chat, e-mail) en op welke tijden, of er hulp is bij het inrichten en overzetten van gegevens, en welke scholing er is voor nieuwe medewerkers (handleidingen, video's, webinars, training). Vraag ook hoe vaak er updates komen en hoe je hoort over wijzigingen, bijvoorbeeld bij nieuwe declaratieregels aan het begin van een jaar.

Contractvorm

Leveranciers werken met verschillende contractvormen: per maand of per jaar opzegbaar, met of zonder minimale looptijd, per praktijk, per behandelaar of per gebruik. Let op de opzegtermijn, automatische verlenging, wat er onder de basisprijs valt en wat als losse module wordt gerekend (bijvoorbeeld sms-herinneringen, portaal of koppelingen), en wat er met je gegevens gebeurt na beëindiging. Vergelijk pakketten op dezelfde set functies die je echt gebruikt.

Zo pak je de keuze aan

1. Schrijf op wat je nu doet en wat je mist: welke beroepen, hoeveel behandelaars en locaties, welke verzekeraars en andere opdrachtgevers, welke koppelingen.
2. Maak een korte lijst van pakketten die jouw beroep expliciet ondersteunen.
3. Vraag een demo met een casus uit je eigen praktijk en, als dat kan, een proefperiode.
4. Vraag collega's met dezelfde discipline en praktijkgrootte naar hun ervaring.
5. Leg afspraken over gegevens, beveiliging en exporteren schriftelijk vast voordat je tekent.