Een ECD kiezen voor je paramedische praktijk

Elektronisch cliëntendossier, elektronisch patiëntendossier, praktijksoftware, declaratiepakket: in de paramedische praktijk gaat het meestal om hetzelfde systeem. Je houdt er dossiers in bij, je plant er afspraken in en je stuurt er je declaraties mee weg. Precies omdat het al die dingen tegelijk doet, is overstappen zo vervelend, en is de keuze belangrijker dan de meeste starters denken.

Dit artikel noemt bewust geen merken. Wij verkopen geen software en de markt verandert snel; wat vandaag het goedkoopste pakket is, is dat over twee jaar niet meer. Wat wel blijft, zijn de vragen die je moet stellen.

De meeste tijdwinst of tijdverlies zit niet in het dossier maar in het declareren. Werk je gecontracteerd, ongecontracteerd, of allebei? Declareer je rechtstreeks bij zorgverzekeraars via Vecozo, of factureer je aan de cliënt? Werk je met verwijzingen en een AGB-code, of ook met vrije producten zoals cursussen en workshops?

Vraag een demo waarin ze jouw meest voorkomende declaratie van begin tot eind laten zien, niet een standaardvoorbeeld. Als daar handmatige stappen in zitten, doe je die straks elke week.

Voor informatiebeveiliging in de zorg geldt NEN 7510, met NEN 7512 voor veilige gegevensuitwisseling en NEN 7513 voor logging van wie wat in een dossier heeft bekeken. Veel leveranciers zeggen dat ze "voldoen aan" NEN 7510. Vraag om het certificaat zelf en kijk naar de datum.

Daarnaast heb je een verwerkersovereenkomst nodig. De leverancier verwerkt persoonsgegevens namens jou, maar jij blijft verwerkingsverantwoordelijke. Gaat er iets mis bij hen, dan sta jij tegenover je cliënt en de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees dus wat er staat over datalekken, onderaannemers en waar de servers staan.

De WGBO schrijft een bewaartermijn van twintig jaar voor, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer als goed hulpverlenerschap dat vraagt. Sinds 2020 is dat verlengd van vijftien naar twintig jaar.

Dat is een langere periode dan de meeste praktijken bij dezelfde leverancier blijven. Bedenk dus nu al hoe je die dossiers toegankelijk houdt als je overstapt of stopt. Een abonnement dat je alleen kunt aanhouden om oude dossiers te kunnen inzien, is een dure oplossing.

Dit is het punt waar praktijken het vaakst vastlopen. Vraag vóór je tekent, en zet het antwoord op papier:

• In welk formaat krijg ik een volledige export? Een pdf per cliënt is geen export waar je mee verder kunt.
• Komen behandelnotities, bijlagen, meetuitslagen en afsprakenhistorie mee, of alleen de NAW-gegevens?
• Wat kost een export en hoe lang duurt het?
• Hoe lang blijft mijn data beschikbaar nadat ik opzeg?

Een leverancier die hier vaag over blijft, vertelt je iets belangrijks.

Werkt het op een tablet aan de keukentafel bij een cliënt thuis? Kun je sjablonen maken voor je eigen manier van rapporteren? Kan een waarnemer meekijken zonder jouw account te gebruiken? Zijn er koppelingen met de vragenlijsten die jij toch al gebruikt?

Dit soort dingen bepalen je werkplezier, maar ze zijn makkelijker te verdragen dan een systeem waar je gegevens in gevangen zitten. Zet ze daarom in die volgorde.

Neem twee demo's, met dezelfde eigen casus. Vraag bij allebei om het certificaat, de verwerkersovereenkomst en een voorbeeldexport. Reken uit wat het per jaar kost inclusief modules die je echt nodig hebt. En kies dan pas op gevoel, want dat gevoel klopt meestal wel als de rest op orde is.

Wil je breder kijken naar hoe je je praktijkweek efficiënter inricht, dan sluit dossiervoering: minder schrijven, beter rapporteren hier goed op aan. Start je net, lees dan ook het stappenplan voor het starten van een eigen praktijk.